Traduction de l'anglais. Seule la version anglaise fait foi (chiffre 16.9 du MSA).
Les présentes conditions s'appliquent en complément du Master Subscription Agreement (« MSA ») lorsque le Client utilise les modules et fonctions décrits ci-dessous. Les termes définis dans le MSA ont ici la même signification.
1. Finances et comptabilité
1.1 Le module Finances prend en charge les tâches suivantes :
- la tenue de la comptabilité ;
- la facturation, y compris la facture QR suisse ;
- la TVA ;
- le rapprochement bancaire ;
- les processus de clôture annuelle.
Le module applique les règles configurées par le Client, telles que les taux d'imposition, les comptes et les arrondis.
1.2 Le Client est responsable de l'exactitude de sa comptabilité, de ses déclarations fiscales et de ses états financiers. Le Client fait vérifier les résultats par des personnes qualifiées lorsque cela est nécessaire. Le Service ne fournit aucun conseil fiscal, comptable ou juridique.
1.3 Les relevés bancaires et fichiers de paiement importés sont traités tels qu'ils sont fournis. Le Client vérifie les rapprochements proposés avant de les confirmer.
2. Ressources humaines et paie
2.1 Le module RH prend en charge les tâches suivantes :
- les dossiers du personnel ;
- le temps de travail ;
- les absences ;
- les documents ;
- les calculs de paie sur la base des règles configurées par le Client.
2.2 Le Client est responsable de l'exactitude des fiches de paie et des déclarations liées à la paie ainsi que du respect du droit du travail, des assurances sociales et du droit fiscal. Sauf mention expresse dans le bon de commande, le Service ne dépose aucune déclaration auprès des autorités ou des institutions d'assurance sociale.
2.3 Les données des collaborateurs sont soumises aux Conditions relatives aux données sensibles.
3. Fichiers et archive de conservation
3.1 Le module Fichiers enregistre les documents du Client. Les documents déplacés dans l'archive de conservation (par exemple selon l'ordonnance suisse concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico) sont stockés sur un support protégé en écriture pendant la durée de conservation configurée. Pendant cette durée, ils ne peuvent être ni modifiés ni supprimés par le Client ou ses Utilisateurs. relyd ne supprime des documents archivés avant la fin de la durée de conservation que sur demande écrite du Client (chiffre 3.4).
3.2 L'archive aide le Client à remplir ses obligations de conservation. Le Client reste responsable de déterminer quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps et sous quelle forme.
3.3 Après la fin de l'abonnement, le Client choisit l'une des options suivantes :
- (a) exportation et suppression : le Client exporte l'archive pendant le délai de suppression de trente (30) jours (chiffre 9.6 du MSA), après quoi relyd la supprime gratuitement avec les autres Données du Client ; ou
- (b) conservation prolongée : relyd continue de conserver l'archive sur un support protégé en écriture pour la durée de conservation restante, selon le plan « archive uniquement » figurant dans la liste de prix.
Si le Client ne fait aucun choix, relyd conserve l'archive, les tables d'archive et l'enregistrement de l'entreprise nécessaire à son identification, et supprime toutes les autres Données du Client à l'issue du délai de suppression.
3.4 Le Client peut à tout moment demander par écrit (à privacy@relyd.co) que relyd supprime une archive conservée avant la fin de la durée de conservation. relyd vérifie la demande, supprime gratuitement l'archive et confirme la suppression par écrit. Il appartient au Client de s'assurer que la suppression est compatible avec ses propres obligations de conservation.
4. E-mail, discussion et communication
4.1 Si le Client connecte des comptes e-mail, par exemple via IMAP/SMTP, Google ou Microsoft, le Service récupère et envoie des e-mails pour son compte. Des copies des messages sont enregistrées dans le Service afin de pouvoir être affichées et recherchées.
4.2 Le Client s'assure qu'il est autorisé à connecter les boîtes aux lettres concernées et que les personnes concernées sont informées. Cela vaut en particulier pour les boîtes aux lettres personnelles des collaborateurs.
4.3 La discussion, les messages directs et les tableaux blancs ne sont accessibles qu'aux membres de l'espace de travail.
5. Fonctions d'intelligence artificielle
5.1 Les fonctions d'IA facultatives comprennent notamment :
- les résumés et l'aide à la rédaction ;
- l'extraction de données de documents, par exemple de factures entrantes ;
- des fonctions d'assistance et d'automatisation telles que l'AI Steward.
Les fournisseurs utilisés sont répertoriés en tant que sous-traitants ultérieurs. Seul le contenu nécessaire à la requête concernée est transmis. En vertu des contrats de relyd avec les fournisseurs, le contenu n'est pas utilisé pour entraîner des modèles d'IA.
5.2 Les résultats de l'IA peuvent être incomplets ou erronés. Le Client les vérifie avant de s'y fier, en particulier avant de comptabiliser, de payer, d'envoyer ou de décider.
5.3 Automatisations. Lorsque le Client autorise des automatisations basées sur l'IA ou sur des règles à exécuter automatiquement des actions, telles que créer des tâches, envoyer des messages ou modifier des enregistrements, le Client est responsable des règles qu'il configure. Le Service indique quelles actions ont été exécutées automatiquement et permet de les annuler lorsque cela est techniquement possible.
5.4 Les fonctions d'IA sont imputées sur le crédit IA prépayé (chiffre 6 des Conditions de vente). Le Client peut à la place utiliser sa propre clé API auprès d'un fournisseur d'IA ; dans ce cas, le Client contracte directement avec ce fournisseur.
6. Portail de support, centre d'aide et liens publics
Le Client peut publier des contenus à l'intention de personnes externes au moyen du portail de support, du centre d'aide, du widget de support, du portail client et de liens publics, par exemple des liens vers des offres, des contrats ou des signatures. Le Client décide de ce qu'il publie et de qui reçoit les liens. Toute personne disposant d'un lien public peut l'ouvrir. Le Client ne partage de tels liens qu'avec les destinataires prévus.
7. API, webhooks et intégrations
7.1 Le Client peut créer des clés API et des webhooks. Le Client :
- garde les clés API confidentielles ;
- ne leur accorde que les autorisations nécessaires ;
- révoque les clés qui ne sont plus utilisées.
Les actions effectuées au moyen d'une clé sont imputées au Client.
7.2 Les webhooks envoient des données à des adresses indiquées par le Client. Le Client est responsable de la sécurité des systèmes destinataires et de leur conformité à la protection des données.
7.3 relyd peut modifier les API moyennant un préavis raisonnable. Les modifications qui rompent la compatibilité sont annoncées au moins quatre-vingt-dix (90) jours à l'avance, sauf si elles sont nécessaires pour des raisons de sécurité.
8. Application mobile
L'application mobile (mobile.relyd.co) donne accès à certaines fonctions du Service. Elle est soumise aux mêmes conditions que le Service. Les notifications push peuvent être désactivées dans les réglages de l'appareil.
9. Modules bêta
Les modules et fonctions signalés comme « bêta » (actuellement, par exemple, le module Qualité) sont fournis à des fins d'évaluation (chiffre 4.3 du MSA). Les données saisies dans les modules bêta sont protégées de la même manière que les autres Données du Client.
10. Importation de données
Le Client est responsable du contenu et de la licéité des données importées ainsi que de la vérification du résultat d'une importation. Selon les options choisies, les importations peuvent écraser des données existantes.