Traduzione dall'inglese. Fa fede esclusivamente la versione inglese (cifra 16.9 del MSA).
Le presenti condizioni si applicano in aggiunta al Master Subscription Agreement («MSA») quando il Cliente utilizza i moduli e le funzioni descritti di seguito. I termini definiti nel MSA hanno qui lo stesso significato.
1. Finanza e contabilità
1.1 Il modulo Finanza supporta le seguenti attività:
- tenuta della contabilità;
- fatturazione, compresa la fattura QR svizzera;
- IVA;
- riconciliazione bancaria;
- processi di chiusura annuale.
Il modulo applica le regole configurate dal Cliente, come aliquote d'imposta, conti e arrotondamenti.
1.2 Il Cliente è responsabile della correttezza della propria contabilità, delle dichiarazioni fiscali e dei conti annuali. Il Cliente fa verificare i risultati da persone qualificate ove necessario. Il Servizio non fornisce consulenza fiscale, contabile o legale.
1.3 Gli estratti conto bancari e i file di pagamento importati sono elaborati così come forniti. Il Cliente verifica gli abbinamenti proposti prima di confermarli.
2. Risorse umane e paghe
2.1 Il modulo HR supporta le seguenti attività:
- fascicoli del personale;
- orario di lavoro;
- assenze;
- documenti;
- calcoli delle paghe in base alle regole configurate dal Cliente.
2.2 Il Cliente è responsabile della correttezza delle buste paga e delle dichiarazioni relative alle paghe, nonché del rispetto del diritto del lavoro, delle assicurazioni sociali e del diritto fiscale. Salvo espressa indicazione nel modulo d'ordine, il Servizio non presenta dichiarazioni alle autorità o agli istituti di assicurazione sociale.
2.3 I dati dei collaboratori sono soggetti alle Condizioni per i dati sensibili.
3. File e archivio di conservazione
3.1 Il modulo File memorizza i documenti del Cliente. I documenti spostati nell'archivio di conservazione (ad esempio secondo l'ordinanza svizzera sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio, OLC) sono conservati su un supporto protetto da scrittura per la durata di conservazione configurata. Durante tale periodo non possono essere modificati né eliminati dal Cliente o dai suoi Utenti. relyd elimina i documenti archiviati prima della fine della durata di conservazione solo su richiesta scritta del Cliente (cifra 3.4).
3.2 L'archivio supporta gli obblighi di conservazione del Cliente. Il Cliente resta responsabile di decidere quali documenti devono essere conservati, per quanto tempo e in quale forma.
3.3 Dopo la fine dell'abbonamento il Cliente sceglie una delle seguenti opzioni:
- (a) esportazione ed eliminazione: il Cliente esporta l'archivio durante il termine di cancellazione di trenta (30) giorni (cifra 9.6 del MSA), dopodiché relyd lo elimina gratuitamente insieme agli altri Dati del Cliente; oppure
- (b) conservazione prolungata: relyd continua a conservare l'archivio su un supporto protetto da scrittura per la restante durata di conservazione, secondo il piano «solo archivio» indicato nel listino prezzi.
Se il Cliente non effettua alcuna scelta, relyd conserva l'archivio, le tabelle dell'archivio e il record aziendale necessario per identificarlo ed elimina tutti gli altri Dati del Cliente al termine del periodo di cancellazione.
3.4 Il Cliente può in qualsiasi momento chiedere per iscritto (a privacy@relyd.co) che relyd elimini un archivio conservato prima della fine della durata di conservazione. relyd verifica la richiesta, elimina gratuitamente l'archivio e conferma l'eliminazione per iscritto. Il Cliente è responsabile di garantire che l'eliminazione sia compatibile con i propri obblighi di conservazione.
4. E-mail, chat e comunicazione
4.1 Se il Cliente collega account e-mail, ad esempio tramite IMAP/SMTP, Google o Microsoft, il Servizio riceve e invia e-mail per suo conto. Copie dei messaggi sono memorizzate nel Servizio affinché possano essere visualizzate e ricercate.
4.2 Il Cliente garantisce di essere autorizzato a collegare le caselle di posta interessate e che le persone interessate siano informate. Ciò vale in particolare per le caselle di posta personali dei collaboratori.
4.3 La chat, i messaggi diretti e le lavagne sono disponibili solo per i membri dello spazio di lavoro.
5. Funzioni di intelligenza artificiale
5.1 Le funzioni di IA facoltative comprendono:
- riassunti e assistenza alla redazione;
- l'estrazione di dati da documenti, ad esempio da fatture in entrata;
- funzioni di assistenza e automazione come l'AI Steward.
I fornitori utilizzati sono elencati come sub-responsabili del trattamento. Viene trasmesso solo il contenuto necessario per la specifica richiesta. In base ai contratti di relyd con i fornitori, il contenuto non viene utilizzato per addestrare modelli di IA.
5.2 I risultati dell'IA possono essere incompleti o errati. Il Cliente li verifica prima di farvi affidamento, in particolare prima di registrare, pagare, inviare o decidere.
5.3 Automazioni. Se il Cliente consente ad automazioni basate sull'IA o su regole di eseguire azioni in modo automatico, come creare attività, inviare messaggi o modificare record, il Cliente è responsabile delle regole che configura. Il Servizio mostra quali azioni sono state eseguite automaticamente e consente di annullarle ove tecnicamente possibile.
5.4 Le funzioni di IA sono addebitate sul credito IA prepagato (cifra 6 delle Condizioni di vendita). In alternativa il Cliente può utilizzare una propria chiave API presso un fornitore di IA; in tal caso il Cliente stipula il contratto direttamente con tale fornitore.
6. Portale di assistenza, centro assistenza e link pubblici
Il Cliente può pubblicare contenuti destinati a persone esterne tramite il portale di assistenza, il centro assistenza, il widget di assistenza, il portale clienti e link pubblici, ad esempio link a offerte, contratti o firme. Il Cliente decide che cosa pubblicare e chi riceve i link. Chiunque disponga di un link pubblico può aprirlo. Il Cliente condivide tali link solo con i destinatari previsti.
7. API, webhook e integrazioni
7.1 Il Cliente può creare chiavi API e webhook. Il Cliente:
- mantiene riservate le chiavi API;
- concede loro solo le autorizzazioni necessarie;
- revoca le chiavi non più utilizzate.
Le azioni eseguite con una chiave sono imputate al Cliente.
7.2 I webhook inviano dati agli indirizzi indicati dal Cliente. Il Cliente è responsabile della sicurezza dei sistemi riceventi e della loro conformità alla protezione dei dati.
7.3 relyd può modificare le API con un preavviso ragionevole. Le modifiche che compromettono la compatibilità sono annunciate con almeno novanta (90) giorni di anticipo, salvo che siano necessarie per motivi di sicurezza.
8. Applicazione mobile
L'applicazione mobile (mobile.relyd.co) dà accesso a funzioni selezionate del Servizio. È soggetta alle stesse condizioni del Servizio. Le notifiche push possono essere disattivate nelle impostazioni del dispositivo.
9. Moduli beta
I moduli e le funzioni contrassegnati come «beta» (attualmente, ad esempio, il modulo Qualità) sono forniti a scopo di valutazione (cifra 4.3 del MSA). I dati inseriti nei moduli beta sono protetti allo stesso modo degli altri Dati del Cliente.
10. Importazione di dati
Il Cliente è responsabile del contenuto e della liceità dei dati importati, nonché della verifica del risultato di un'importazione. A seconda delle opzioni selezionate, le importazioni possono sovrascrivere dati esistenti.