Übersetzung aus dem Englischen. Massgebend ist die englische Fassung (Ziffer 16.9 des MSA).
Diese Bedingungen gelten zusätzlich zum Master Subscription Agreement („MSA“), wenn der Kunde die nachstehend beschriebenen Module und Funktionen nutzt. Im MSA definierte Begriffe haben hier dieselbe Bedeutung.
1. Finanzen und Buchhaltung
1.1 Das Modul Finanzen unterstützt die folgenden Aufgaben:
- Buchführung;
- Rechnungsstellung, einschliesslich Schweizer QR-Rechnung;
- Mehrwertsteuer;
- Bankabgleich;
- Jahresabschlussprozesse.
Das Modul wendet die vom Kunden konfigurierten Regeln an, etwa Steuersätze, Konten und Rundung.
1.2 Der Kunde ist für die Richtigkeit seiner Buchhaltung, Steuererklärungen und Jahresrechnungen verantwortlich. Der Kunde lässt die Ergebnisse, wo erforderlich, von qualifizierten Personen prüfen. Der Dienst erbringt keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung.
1.3 Importierte Kontoauszüge und Zahlungsdateien werden so verarbeitet, wie sie geliefert werden. Der Kunde prüft vorgeschlagene Zuordnungen, bevor er sie bestätigt.
2. Personalwesen und Lohn
2.1 Das HR-Modul unterstützt die folgenden Aufgaben:
- Personaldossiers;
- Arbeitszeit;
- Abwesenheiten;
- Dokumente;
- Lohnberechnungen auf Grundlage der vom Kunden konfigurierten Regeln.
2.2 Der Kunde ist für die Richtigkeit der Lohnabrechnungen und lohnbezogenen Meldungen sowie für die Einhaltung des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts verantwortlich. Sofern im Bestellformular nicht ausdrücklich angegeben, reicht der Dienst keine Meldungen bei Behörden oder Sozialversicherungsträgern ein.
2.3 Daten von Mitarbeitenden unterliegen den Bedingungen für besonders schützenswerte Daten.
3. Dateien und Aufbewahrungsarchiv
3.1 Das Modul Dateien speichert Dokumente des Kunden. Dokumente, die in das Aufbewahrungsarchiv verschoben werden (zum Beispiel nach der schweizerischen Geschäftsbücherverordnung, GeBüV), werden für die konfigurierte Aufbewahrungsdauer auf schreibgeschütztem Speicher abgelegt. Während dieser Dauer können sie vom Kunden oder seinen Benutzern weder geändert noch gelöscht werden. relyd löscht archivierte Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer nur auf schriftlichen Antrag des Kunden (Ziffer 3.4).
3.2 Das Archiv unterstützt die Aufbewahrungspflichten des Kunden. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich zu entscheiden, welche Dokumente wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind.
3.3 Nach Ende des Abonnements wählt der Kunde eine der folgenden Möglichkeiten:
- (a) Export und Löschung: Der Kunde exportiert das Archiv während der Löschfrist von dreissig (30) Tagen (Ziffer 9.6 MSA), danach löscht relyd es zusammen mit den übrigen Kundendaten kostenlos; oder
- (b) weitere Aufbewahrung: relyd bewahrt das Archiv für die verbleibende Aufbewahrungsdauer weiterhin auf schreibgeschütztem Speicher auf, zum reinen Archivplan gemäss Preisliste.
Trifft der Kunde keine Wahl, behält relyd das Archiv, die Archivtabellen und den zur Zuordnung benötigten Firmendatensatz und löscht alle übrigen Kundendaten nach Ablauf der Löschfrist.
3.4 Der Kunde kann jederzeit schriftlich (an privacy@relyd.co) verlangen, dass relyd ein aufbewahrtes Archiv vor Ablauf der Aufbewahrungsdauer löscht. relyd prüft den Antrag, löscht das Archiv kostenlos und bestätigt die Löschung schriftlich. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Löschung mit seinen eigenen Aufbewahrungspflichten vereinbar ist.
4. E-Mail, Chat und Kommunikation
4.1 Verbindet der Kunde E-Mail-Konten, zum Beispiel über IMAP/SMTP, Google oder Microsoft, ruft der Dienst in seinem Auftrag E-Mails ab und versendet sie. Kopien der Nachrichten werden im Dienst gespeichert, damit sie angezeigt und durchsucht werden können.
4.2 Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die betreffenden Postfächer zu verbinden, und dass die betroffenen Personen informiert sind. Dies gilt insbesondere für persönliche Postfächer von Mitarbeitenden.
4.3 Chat, Direktnachrichten und Whiteboards stehen nur den Mitgliedern des Arbeitsbereichs zur Verfügung.
5. Funktionen der künstlichen Intelligenz
5.1 Zu den optionalen KI-Funktionen gehören:
- Zusammenfassungen und Schreibhilfe;
- das Auslesen von Daten aus Dokumenten, zum Beispiel eingehenden Rechnungen;
- Assistenz- und Automatisierungsfunktionen wie der AI Steward.
Die eingesetzten Anbieter sind als Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Übermittelt werden nur die für die jeweilige Anfrage benötigten Inhalte. Gemäss den Verträgen von relyd mit den Anbietern werden die Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
5.2 KI-Ergebnisse können unvollständig oder falsch sein. Der Kunde prüft sie, bevor er sich darauf verlässt, insbesondere vor dem Buchen, Bezahlen, Versenden oder Entscheiden.
5.3 Automatisierungen. Erlaubt der Kunde KI- oder regelbasierten Automatisierungen, Aktionen selbständig auszuführen, etwa Aufgaben zu erstellen, Nachrichten zu versenden oder Datensätze zu ändern, ist der Kunde für die von ihm konfigurierten Regeln verantwortlich. Der Dienst zeigt, welche Aktionen automatisch ausgeführt wurden, und ermöglicht es, sie rückgängig zu machen, soweit technisch möglich.
5.4 KI-Funktionen werden dem vorausbezahlten KI-Guthaben belastet (Ziffer 6 der Verkaufsbedingungen). Der Kunde kann stattdessen einen eigenen API-Schlüssel eines KI-Anbieters verwenden; in diesem Fall schliesst der Kunde den Vertrag direkt mit diesem Anbieter.
6. Supportportal, Hilfecenter und öffentliche Links
Der Kunde kann über das Supportportal, das Hilfecenter, das Support-Widget, das Kundenportal und öffentliche Links Inhalte für externe Personen veröffentlichen, zum Beispiel Links zu Offerten, Verträgen oder Signaturen. Der Kunde entscheidet, was er veröffentlicht und wer Links erhält. Wer einen öffentlichen Link hat, kann ihn öffnen. Der Kunde teilt solche Links nur mit den vorgesehenen Empfängern.
7. APIs, Webhooks und Integrationen
7.1 Der Kunde kann API-Schlüssel und Webhooks erstellen. Der Kunde:
- hält API-Schlüssel vertraulich;
- erteilt ihnen nur die erforderlichen Berechtigungen;
- widerruft Schlüssel, die nicht mehr verwendet werden.
Mit einem Schlüssel ausgeführte Aktionen werden dem Kunden zugerechnet.
7.2 Webhooks senden Daten an vom Kunden angegebene Adressen. Der Kunde ist für die Sicherheit der empfangenden Systeme und deren Datenschutzkonformität verantwortlich.
7.3 relyd kann APIs mit angemessener Vorankündigung ändern. Änderungen, welche die Kompatibilität brechen, werden mindestens neunzig (90) Tage im Voraus angekündigt, sofern sie nicht aus Sicherheitsgründen erforderlich sind.
8. Mobile App
Die mobile App (mobile.relyd.co) bietet Zugang zu ausgewählten Funktionen des Dienstes. Sie unterliegt denselben Bedingungen wie der Dienst. Push-Benachrichtigungen können in den Geräteeinstellungen ausgeschaltet werden.
9. Beta-Module
Als „Beta“ gekennzeichnete Module und Funktionen (derzeit zum Beispiel das Modul Qualität) werden zur Erprobung bereitgestellt (Ziffer 4.3 MSA). In Beta-Modulen erfasste Daten werden gleich geschützt wie die übrigen Kundendaten.
10. Datenimport
Der Kunde ist für Inhalt und Rechtmässigkeit importierter Daten sowie für die Prüfung des Importergebnisses verantwortlich. Je nach gewählten Optionen können Importe bestehende Daten überschreiben.