Traduction de l'anglais. Seule la version anglaise fait foi (chiffre 16.9 du MSA).
La présente annexe complète l'Accord sur le traitement des données (DPA) pour les Clients qui utilisent l'AI Steward sur steward.relyd.co. Elle complète l'annexe 1 (description du traitement) et l'annexe 2 (mesures techniques et organisationnelles) du DPA. Pour tout ce qui n'est pas réglé ici, le DPA s'applique.
1. Objet et nature du traitement
relyd exploite l'AI Steward pour le Client. Ce faisant, relyd traite des Données personnelles du Client afin de :
- recevoir et enregistrer les tâches que les Utilisateurs confient dans le chat, selon un planning ou au moyen d'une compétence ;
- rechercher des données dans les systèmes que le Client connecte et, sur instruction du Client, y préparer ou exécuter des actions (par exemple créer une tâche ou une note) ;
- envoyer au fournisseur d'IA le contenu nécessaire à une étape afin de générer la réponse ou l'étape suivante ;
- enregistrer chaque étape, chaque approbation et les coûts ;
- conserver les entrées de mémoire, compétences et plannings approuvés par le Client ;
- stocker et sauvegarder ces données.
2. Catégories de personnes concernées
- les Utilisateurs de l'AI Steward ;
- les personnes dont le Client ou ses Utilisateurs saisissent les données dans une tâche ;
- les personnes dont le Steward lit les données dans un système connecté ou y écrit, en particulier les clients et fournisseurs du Client et leurs personnes de contact.
3. Types de données personnelles
- Utilisateurs : nom, adresse e-mail, identifiant du compte relyd, rôle, heures de connexion ;
- contenus : le texte des tâches et des réponses, les résultats de chaque étape, les approbations avec nom et heure, les entrées de mémoire, compétences et plannings ;
- données des systèmes connectés, dans la mesure nécessaire à une tâche : par exemple noms de clients et de personnes de contact, numéros de facture, montants, échéances, état des paiements, tâches et notes ;
- connexions : nom de l'entreprise connectée et jetons d'accès chiffrés ;
- données d'utilisation : nombre d'étapes et coûts par tâche ;
- journaux techniques : heure, adresse appelée et statut des requêtes, sans le contenu des tâches.
Le Client décide quels systèmes il connecte et ce qu'il demande. Les catégories particulières de données personnelles ne peuvent être traitées que dans les limites des Conditions relatives aux données sensibles.
4. Intelligence artificielle
4.1 Pour chaque étape, relyd transmet au fournisseur d'IA figurant dans la liste des sous-traitants ultérieurs uniquement le contenu nécessaire à cette étape : la tâche et la conversation jusqu'ici, le contexte défini par le Client (par exemple les entrées de mémoire approuvées) et les résultats des étapes précédentes de la même tâche.
4.2 En vertu de son contrat avec relyd, le fournisseur d'IA ne peut pas utiliser ce contenu pour entraîner ses modèles. Il peut le conserver au maximum trente (30) jours afin de détecter les abus, puis le supprime. relyd n'utilise pas le stockage des conversations proposé par le fournisseur.
4.3 Le modèle d'IA propose l'étape suivante. L'exécution d'une étape est décidée par les contrôles du chiffre 5 des Conditions d'utilisation de l'AI Steward et, si nécessaire, par un humain.
5. Lieu des données
- Exploitation : sur des serveurs d'OVH SAS dans l'Union européenne (Pologne).
- Sauvegardes : chiffrées, chez OVH SAS en Allemagne.
- Réseau : les requêtes vers steward.relyd.co passent par le réseau de Cloudflare, Inc., qui protège le service contre les attaques.
- Fournisseur d'IA : tel qu'indiqué dans la liste des sous-traitants ultérieurs ; les transferts hors de l'UE, de l'EEE, du Royaume-Uni et de la Suisse suivent l'annexe 3 du DPA.
6. Mesures techniques et organisationnelles
En complément de l'annexe 2 du DPA :
- Séparation : chaque Client dispose de sa propre base de données ; aucune requête ne porte sur plusieurs Clients.
- Accès : uniquement avec un compte relyd confirmé en deux étapes et une licence valable ; les rôles limitent ce qu'un Utilisateur voit et peut approuver.
- Connexions : les jetons d'accès sont chiffrés avant leur enregistrement et ne sont plus jamais affichés.
- Contrôle des actions : les paiements et suppressions ne sont jamais exécutés ; les modifications attendent une approbation, à moins que le Client n'ait autorisé une compétence approuvée à les exécuter ; chaque étape est enregistrée.
- Contenus externes : le Steward a pour consigne de traiter les contenus des systèmes connectés, des e-mails ou des documents comme des données et jamais comme des instructions ; les actions issues de tels contenus restent soumises aux contrôles ci-dessus.
- Transmission : les connexions sont chiffrées (TLS), y compris entre le réseau Cloudflare et le serveur.
- Sauvegardes : chaque nuit ; chiffrées avec une clé publique avant de quitter le serveur, la clé secrète étant conservée hors ligne ; stockées avec un verrouillage de conservation.
7. Conservation et suppression
| Données | Conservation |
|---|---|
| Tâches, étapes, approbations, entrées de mémoire, compétences, plannings | pendant l'abonnement ; le Client peut supprimer lui-même à tout moment les entrées de mémoire, plannings et connexions, les autres données sur demande à privacy@relyd.co |
| Après la fin de l'abonnement | supprimées des systèmes actifs trente (30) jours plus tard (chiffre 9.2 du DPA) |
| Sauvegardes sur le serveur | quatorze (14) jours |
| Sauvegardes chiffrées hors site | copies quotidiennes trente (30) jours, la copie du premier jour de chaque mois trois cent soixante-cinq (365) jours, dans tous les cas au plus tard douze (12) mois après la fin de l'abonnement (chiffre 9.3 du DPA) |
| Journaux techniques | aussi longtemps que nécessaire pour l'exploitation et la sécurité, au plus tard trente (30) jours |
| Contenus chez le fournisseur d'IA | au plus tard trente (30) jours (chiffre 4.2) |
8. Sous-traitants ultérieurs
Pour l'AI Steward, relyd fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants de la liste des sous-traitants ultérieurs :
- OVH SAS : serveurs et sauvegardes ;
- Cloudflare, Inc. : réseau et protection contre les attaques ;
- OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C. : modèle d'IA.
Les systèmes que le Client connecte lui-même, tels qu'Exact Online ou ses propres serveurs MCP, ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de relyd (chiffre 5.6 du DPA).