Allegato AI Steward all'Accordo sul trattamento dei dati

Versione 1 · In vigore dal 20 ottobre 2026

Traduzione dall'inglese. Fa fede esclusivamente la versione inglese (cifra 16.9 del MSA).

Il presente allegato integra l'Accordo sul trattamento dei dati (DPA) per i Clienti che utilizzano l'AI Steward su steward.relyd.co. Integra l'allegato 1 (descrizione del trattamento) e l'allegato 2 (misure tecniche e organizzative) del DPA. Per tutto ciò che non è disciplinato qui si applica il DPA.

1. Oggetto e natura del trattamento

relyd gestisce l'AI Steward per il Cliente. A tal fine relyd tratta Dati personali del Cliente per:

• ricevere e memorizzare gli incarichi che gli Utenti assegnano nella chat, secondo una pianificazione o tramite una competenza;
• cercare dati nei sistemi che il Cliente collega e, su istruzione del Cliente, preparare o eseguire azioni in essi (ad esempio creare un'attività o una nota);
• inviare al fornitore di IA il contenuto necessario per un passaggio al fine di generare la risposta o il passaggio successivo;
• registrare ogni passaggio, ogni approvazione e i costi;
• conservare le voci di memoria, le competenze e le pianificazioni approvate dal Cliente;
• memorizzare e salvare questi dati.

2. Categorie di interessati

• gli Utenti dell'AI Steward;
• le persone i cui dati il Cliente o i suoi Utenti inseriscono in un incarico;
• le persone i cui dati lo Steward legge da un sistema collegato o vi scrive, in particolare clienti e fornitori del Cliente e le loro persone di contatto.

3. Tipi di dati personali

• Utenti: nome, indirizzo e-mail, identificativo dell'account relyd, ruolo, orari di accesso;
• contenuti: il testo degli incarichi e delle risposte, i risultati di ogni passaggio, le approvazioni con nome e ora, le voci di memoria, le competenze e le pianificazioni;
• dati dei sistemi collegati, nella misura necessaria per un incarico: ad esempio nomi di clienti e persone di contatto, numeri di fattura, importi, scadenze, stato dei pagamenti, attività e note;
• collegamenti: nome dell'azienda collegata e token di accesso cifrati;
• dati di utilizzo: numero di passaggi e costi per incarico;
• log tecnici: ora, indirizzo richiamato e stato delle richieste, senza il contenuto degli incarichi.

Il Cliente decide quali sistemi collegare e cosa chiedere. Le categorie particolari di dati personali possono essere trattate solo nei limiti delle Condizioni per i dati sensibili.

4. Intelligenza artificiale

4.1 Per ogni passaggio relyd trasmette al fornitore di IA indicato tra i sub-responsabili solo il contenuto necessario per quel passaggio: l'incarico e la conversazione fino a quel momento, il contesto definito dal Cliente (ad esempio le voci di memoria approvate) e i risultati dei passaggi precedenti dello stesso incarico.

4.2 In base al suo contratto con relyd, il fornitore di IA non può utilizzare questo contenuto per addestrare i propri modelli. Può conservarlo al massimo trenta (30) giorni per individuare abusi e poi lo cancella. relyd non utilizza la memorizzazione delle conversazioni offerta dal fornitore.

4.3 Il modello di IA propone il passaggio successivo. L'esecuzione di un passaggio è decisa dai controlli della cifra 5 delle Condizioni d'uso dell'AI Steward e, ove necessario, da un essere umano.

5. Luogo dei dati

• Esercizio: su server di OVH SAS nell'Unione europea (Polonia).
• Backup: cifrati, presso OVH SAS in Germania.
• Rete: le richieste a steward.relyd.co passano attraverso la rete di Cloudflare, Inc., che protegge il servizio dagli attacchi.
• Fornitore di IA: come indicato nell'elenco dei sub-responsabili; i trasferimenti al di fuori dell'UE, del SEE, del Regno Unito e della Svizzera seguono l'allegato 3 del DPA.

6. Misure tecniche e organizzative

In aggiunta all'allegato 2 del DPA:

• Separazione: ogni Cliente dispone di un proprio database; non esistono interrogazioni tra Clienti diversi.
• Accesso: solo con un account relyd confermato in due passaggi e una licenza valida; i ruoli limitano ciò che un Utente vede e può approvare.
• Collegamenti: i token di accesso sono cifrati prima di essere memorizzati e non vengono mai più mostrati.
• Controllo delle azioni: pagamenti e cancellazioni non vengono mai eseguiti; le modifiche attendono un'approvazione, a meno che il Cliente non abbia consentito a una competenza approvata di eseguirle; ogni passaggio viene registrato.
• Contenuti esterni: lo Steward ha l'istruzione di trattare i contenuti di sistemi collegati, e-mail o documenti come dati e mai come istruzioni; le azioni derivanti da tali contenuti restano soggette ai controlli sopra indicati.
• Trasmissione: i collegamenti sono cifrati (TLS), anche tra la rete Cloudflare e il server.
• Backup: ogni notte; cifrati con una chiave pubblica prima di lasciare il server, la chiave segreta è conservata offline; memorizzati con un blocco di conservazione.

7. Conservazione e cancellazione

8. Sub-responsabili

Per l'AI Steward relyd si avvale dei seguenti sub-responsabili dell'elenco dei sub-responsabili:

• OVH SAS: server e backup;
• Cloudflare, Inc.: rete e protezione dagli attacchi;
• OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.: modello di IA.

I sistemi che il Cliente collega autonomamente, come Exact Online o i propri server MCP, non sono sub-responsabili di relyd (cifra 5.6 del DPA).