Anhang AI Steward zum Auftragsverarbeitungsvertrag

Übersetzung aus dem Englischen. Massgebend ist die englische Fassung (Ziffer 16.9 des MSA).

Dieser Anhang ergänzt den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für Kunden, die den AI Steward unter steward.relyd.co nutzen. Er ergänzt Anhang 1 (Beschreibung der Bearbeitung) und Anhang 2 (technische und organisatorische Massnahmen) des AVV. Für alles, was hier nicht geregelt ist, gilt der AVV.

1. Gegenstand und Art der Bearbeitung

relyd betreibt den AI Steward für den Kunden. Dabei bearbeitet relyd Personendaten des Kunden, um:

• die Aufträge zu empfangen und zu speichern, die Benutzer im Chat, nach Zeitplan oder über eine Fähigkeit geben;
• in den Systemen, die der Kunde verbindet, Daten nachzuschlagen und dort auf Weisung des Kunden Aktionen vorzubereiten oder auszuführen (zum Beispiel eine Aufgabe oder eine Notiz anzulegen);
• die für einen Schritt nötigen Inhalte an den KI-Anbieter zu senden, um die Antwort oder den nächsten Schritt zu erzeugen;
• jeden Schritt, jede Freigabe und die Kosten aufzuzeichnen;
• Gedächtniseinträge, Fähigkeiten und Zeitpläne aufzubewahren, die der Kunde freigegeben hat;
• diese Daten zu speichern und zu sichern.

2. Kategorien betroffener Personen

• Benutzer des AI Stewards;
• Personen, deren Daten der Kunde oder seine Benutzer in einen Auftrag eingeben;
• Personen, deren Daten der Steward aus einem verbundenen System liest oder dorthin schreibt, insbesondere Kunden und Lieferanten des Kunden sowie deren Kontaktpersonen.

3. Arten von Personendaten

• Benutzer: Name, E-Mail-Adresse, Kennung des relyd-Kontos, Rolle, Anmeldezeiten;
• Inhalte: der Text von Aufträgen und Antworten, Ergebnisse jedes Schritts, Freigaben mit Name und Zeit, Gedächtniseinträge, Fähigkeiten und Zeitpläne;
• Daten aus verbundenen Systemen, soweit ein Auftrag sie benötigt: zum Beispiel Namen von Kunden und Kontaktpersonen, Rechnungsnummern, Beträge, Fälligkeiten, Zahlungsstand, Aufgaben und Notizen;
• Verbindungen: Name der verbundenen Firma und verschlüsselte Zugangsschlüssel;
• Nutzungsdaten: Anzahl Schritte und Kosten pro Auftrag;
• technische Protokolle: Zeit, aufgerufene Adresse und Status von Anfragen, ohne den Inhalt von Aufträgen.

Der Kunde bestimmt, welche Systeme er verbindet und was er fragt. Besonders schützenswerte Personendaten dürfen nur im Rahmen der Bedingungen für besonders schützenswerte Daten bearbeitet werden.

4. Künstliche Intelligenz

4.1 Für jeden Schritt übermittelt relyd dem als Unterauftragsverarbeiter aufgeführten KI-Anbieter nur die für diesen Schritt nötigen Inhalte: den Auftrag und den bisherigen Verlauf, den vom Kunden festgelegten Hintergrund (zum Beispiel freigegebene Gedächtniseinträge) und die Ergebnisse früherer Schritte desselben Auftrags.

4.2 Nach seinem Vertrag mit relyd darf der KI-Anbieter diese Inhalte nicht zum Training seiner Modelle verwenden. Er darf sie höchstens dreissig (30) Tage aufbewahren, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie danach. relyd nutzt die Speicherung von Unterhaltungen beim Anbieter nicht.

4.3 Das KI-Modell schlägt den nächsten Schritt vor. Ob ein Schritt ausgeführt wird, entscheiden die Kontrollen nach Ziffer 5 der Nutzungsbedingungen AI Steward und, wo nötig, ein Mensch.

5. Ort der Daten

• Betrieb: auf Servern der OVH SAS in der Europäischen Union (Polen).
• Sicherungen: verschlüsselt bei der OVH SAS in Deutschland.
• Netzwerk: Anfragen an steward.relyd.co laufen über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., die den Dienst vor Angriffen schützt.
• KI-Anbieter: wie in der Liste der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt; Übermittlungen ausserhalb der EU, des EWR, des Vereinigten Königreichs und der Schweiz richten sich nach Anhang 3 des AVV.

6. Technische und organisatorische Massnahmen

Zusätzlich zu Anhang 2 des AVV:

• Trennung: Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank; es gibt keine Abfrage über Kunden hinweg.
• Zugang: nur mit einem in zwei Schritten bestätigten relyd-Konto und einer gültigen Lizenz; Rollen begrenzen, was ein Benutzer sieht und freigeben darf.
• Verbindungen: Zugangsschlüssel werden vor dem Speichern verschlüsselt und nie wieder angezeigt.
• Kontrolle der Aktionen: Zahlungen und Löschungen werden nie ausgeführt; Änderungen warten auf Freigabe, sofern der Kunde nicht einer freigegebenen Fähigkeit erlaubt hat, sie auszuführen; jeder Schritt wird aufgezeichnet.
• Inhalte von aussen: Der Steward ist angewiesen, Inhalte aus verbundenen Systemen, E-Mails oder Dokumenten als Daten und nie als Anweisung zu behandeln; Aktionen aus solchen Inhalten unterliegen trotzdem den obigen Kontrollen.
• Übertragung: Verbindungen sind verschlüsselt (TLS), auch zwischen dem Cloudflare-Netzwerk und dem Server.
• Sicherungen: jede Nacht; mit einem öffentlichen Schlüssel verschlüsselt, bevor sie den Server verlassen, der geheime Schlüssel wird offline aufbewahrt; mit Aufbewahrungssperre gespeichert.

7. Aufbewahrung und Löschung

8. Unterauftragsverarbeiter

Für den AI Steward setzt relyd folgende Unterauftragsverarbeiter aus der Liste der Unterauftragsverarbeiter ein:

• OVH SAS: Server und Sicherungen;
• Cloudflare, Inc.: Netzwerk und Schutz vor Angriffen;
• OpenAI Ireland Ltd / OpenAI, L.L.C.: KI-Modell.

Systeme, die der Kunde selbst verbindet, etwa Exact Online oder eigene MCP-Server, sind keine Unterauftragsverarbeiter von relyd (Ziffer 5.6 des AVV).